什麼是專案管理？
專案管理是對公司資源的規劃和組織，以完成特定任務、事件或職責。它可以涉及一次性專案或持續的活動，管理的資源包括人員、財務、技術和智慧財產權。
關鍵要點
- 從最基本的層面上講，專案管理包括專案的規劃、啟動、執行、監控和結束。
- 有許多不同類型的專案管理方法和技術，包括傳統、瀑布、敏捷和精實。
- 專案管理適用於各個行業，是建築、工程和 IT 公司成功的重要組成部分。
了解專案管理
一般來說，專案管理過程包括以下階段：規劃、啟動、執行、監控、收尾。我們將在本文後面更深入地討論每個階段。
專案管理通常與工程和建築領域相關，最近也與醫療保健和 資訊科技 （IT），通常具有一組複雜的組件，必須按照既定的方式完成和組裝才能創建功能齊全的產品。
無論哪個行業， 專案經理 往往具有大致相同的工作：幫助定義專案的目標和目的，並確定何時由誰完成各個專案組件。他們還制定品質控制檢查以確保完成的組件符合一定的標準。
每個項目通常都有預算和時間框架。專案管理採用 分類處理類型 確保一切進展順利、按時、在預算之內。這意味著當計劃的時間框架即將結束時，專案經理可能會讓所有團隊成員繼續致力於專案以按時完成。已經開發出多種類型的專案管理來滿足某些行業或專案類型的特定需求。其中三種類型是瀑布式、敏捷式和精實。
專案管理的類型
瀑布式專案管理
這與傳統的專案管理類似，但有一個警告，即每個任務都需要在下一個任務開始之前完成。步驟是線性的，進展朝著一個方向流動 - 就像瀑布一樣。因此，在這種類型的專案管理中，專注於任務順序和時間表非常重要。通常，隨著較小任務的完成和較大任務的開始，專案團隊的規模將會擴大。
敏捷專案管理
電腦軟體產業是最早使用這種方法的行業之一。敏捷專案管理以敏捷宣言的 12 項核心原則為基礎，是一個迭代過程，專注於持續監控和改進 可交付成果。 1 從本質上講，高品質的交付成果是提供客戶價值、團隊互動和適應當前業務環境的結果。
敏捷專案管理並不遵循按階段逐步進行的順序方法。相反，專案的各個階段由組織內的各個團隊成員並行完成。這種方法可以發現並糾正錯誤，而無需重新啟動整個過程。
精實專案管理
這種方法主要是為了避免浪費時間和資源。主要想法是用更少的資源為客戶創造更多的價值。當使用這種方法管理專案時，目標與 精實企業 生產原則。專案上使用的唯一資源是那些直接有助於專案成功完成的資源。
專案管理的方法和類型還有很多，但這些是最常見的。使用的類型取決於專案經理或所管理專案的公司的偏好。
看板專案管理
Kanban 是一種高度視覺化和直觀的專案管理方法，旨在優化工作流程並提高生產力。看板的核心依賴於看板，即專案任務及其狀態的直覺表示。任務被描繪成在工作流程的不同階段移動的卡片，通常表示為板上的列，例如「待辦」、「進行中」和「已完成」。
隨著工作的進展，團隊成員在板上移動卡片，即時顯示每個任務和整個專案的狀態。透過這種方式視覺化工作，看板可以提高透明度、協作和效率，使團隊能夠識別瓶頸、確定任務的優先順序並保持穩定的工作流程。
六西格瑪專案管理
六西格瑪可能更多地被視為一種流程改善工具，但它仍可用於專案管理。六西格瑪是一種嚴格的、數據驅動的流程改善方法，旨在最大限度地減少組織流程中的缺陷和差異。
六西格瑪採用一種結構化方法，稱為 DMAIC ：定義、測量、分析、改善和控制。在 定義 階段，明確專案目標和目的，並建立關鍵指標來衡量過程績效。這 措施 階段包括收集相關數據並根據既定指標分析流程績效，以確定需要改進的領域。
在 分析 階段，透過統計分析和數據驅動技術來確定缺陷或變化的根本原因。一旦了解了根本原因， 提升 階段著重於實施有針對性的解決方案來解決已發現的問題並優化流程效能。最後， 控制 此階段涉及建立控制和監控系統，以持續改進，確保流程保持穩定並繼續滿足所需的效能水準。
Scrum專案管理
Scrum 是一種流行的敏捷框架，旨在增強團隊協作並迭代交付價值。 Scrum 將專案工作分解為可管理的單元（稱為衝刺），通常持續一到四周。每個衝刺都以規劃會議開始，團隊從產品待辦事項中選擇一組任務在衝刺期間完成。衝刺開始後，團隊將協同工作以實現衝刺目標，每天召開站立會議討論進度、應對挑戰並根據需要進行調整。
在整個衝刺過程中，Scrum 團隊專注於提供增量價值，通常在每個衝刺結束時產生可能可交付的產品增量。在衝刺結束時，團隊進行衝刺評審，向利害關係人展示已完成的工作並收集回饋。
專案管理步驟
不同的專案管理框架可能會確定更多或更少的步驟。一般來說，專案管理分為五個階段，以下將簡要討論每個階段。
第一階段：啟動
啟動階段是專案的起源，在此階段，想法被培育成清晰的願景。它包括集思廣益， 可行性研究，並完善專案概念以符合組織目標和利害關係人的需求。在啟動階段，定義專案目標、工作範圍和預期成果。
第二階段：規劃
規劃是製定專案藍圖的階段。規劃包括將專案分解為可管理的任務、按邏輯順序排列、估算資源以及製定全面的專案計劃。
規劃通常需要某種資源分配任務。資源分配確保在需要時可以獲得必要的人力、材料和預算。當這些資源可能無法在正確的時間或數量上實現時，風險管理就會識別出潛在的威脅。
第三階段：執行
執行階段是專案計畫付諸實施、專案團隊開始採取行動的階段。分配任務後，專案團隊成員協作以實現專案交付成果。 品質保證 實施流程來驗證專案交付成果是否符合指定的品質標準。執行階段是活動密集的時期，因為專案可能會明顯地朝著其目標前進。
第四階段：監控
專案啟動後，監控階段包括追蹤專案執行是否符合計劃，識別任何偏差或問題，並採取糾正措施使專案重回正軌。實施變更管理流程是為了解決專案範圍、進度或資源的任何變更。專案經理利用這個階段來解決出現的任何障礙（例如交貨延遲、人員不足等）。
第五階段：收尾
結束階段標誌著專案歷程的結束。遺留的問題已經解決，希望能慶祝成果。在結束階段，最終交付成果被移交給客戶或最終用戶，並且任何剩餘的管理任務（如合約結束或財務對帳）都已完成。總結「經驗教訓」通常是一個好主意，以便為未來類似的專案實施更好的流程或專案管理技術。
專案管理範例
假設一個專案經理負責領導一個團隊開發軟體產品。他們首先確定 範圍 專案.然後，他們將任務分配給專案團隊，專案團隊包括開發人員、工程師、技術作家和品質保證專家。專案經理制定時間表並設定截止日期。
專案經理通常會使用視覺化的方式來表示工作流程，例如 甘特圖 或者 PERT圖表，決定哪些任務由哪些部門完成。我們將在下一節討論視覺化。他們制定了包含足夠資金的預算，以確保即使遇到意外情況，專案也能保持在預算之內。專案經理還確保團隊擁有建置、測試和部署軟體產品所需的資源。
當一家大型 IT 公司收購較小的公司時， 專案經理工作的關鍵部分 是整合來自不同背景的專案團隊成員，並灌輸一種實現最終目標的集體目標感。專案經理可能擁有一些技術知識，但也肩負著實現高層企業願景並按時、在預算內提供實際成果的重要任務。
專案管理工具
為了組織和掌握任務，專案管理產業通常會利用一些工具。本文已經提到這些工具，但現在我們將更具體地介紹它們。請注意，規模或範圍不同的項目可能需要額外的工具，而一些較小的項目可能完全不需要其中一些工具。
- 專案管理軟體 提供用於組織、規劃和追蹤專案活動的數位平台。一些較常見的專案管理軟體工具包括 Microsoft Project、Asana、Trello 或 Jira。
- 通訊工具 促進專案團隊、利害關係人和專案經理之間的即時協作和溝通。例如，Slack 是一個流行的訊息傳遞平台，允許團隊成員透過頻道、直接訊息和檔案共享進行交流。其他範例包括 Microsoft Teams 或 Zoom。
- 專案經理通常依靠 文件管理系統 儲存、組織和共用專案文件。這些儲存庫可以是 SharePoint、Google Drive 或 DropBox。文件管理系統確保團隊成員能夠存取最新的專案文件。
- 對於想要了解在哪些任務上花了多少時間的公司來說， 時間追蹤軟體 允許團隊成員記錄他們所做的事情。 Harvest 等平台提供時間追蹤、費用追蹤和發票功能，幫助專案經理監控專案進度。對於某些項目來說，這可能確實很重要，特別是當專案需要向客戶收費時。此類工具的另一個範例是 Toggl。
- 最後，專案管理需要 風險管理工具。風險登記冊之類的東西可以幫助識別潛在風險、其可能性以及它們對專案目標的潛在影響。同時，內部模型模擬如下 蒙特卡羅 可以分析機率分佈。
專案管理與專案集管理
專案管理和專案管理都是組織管理領域中的重要學科。它們確實有不同的用途並涉及不同的職責。
專案管理專注於成功實施具體的、有時限的計劃。專案通常是為了創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時努力。另一方面， 專案管理 涉及對多個相關措施的監督，這些措施共同有助於實現組織策略目標。
與項目相反，項目集是項目的集合。專案經理負責使各個專案與組織的策略目標一致，這需要管理專案之間的相互依賴關係。例如，一家公司可能會銷售一整套智慧技術設備。專案管理將確保每個設備（智慧燈泡、智慧恆溫器、智慧安全攝影機等）都與更大的公司計劃保持一致。專案管理將確保未來產品的最佳管理。
什麼是專案管理？
專案管理是對一系列具有最終目標的任務的規劃、執行和監控。公司進行專案管理是為了實現一定的流程，確保在正確的時間採取正確的步驟。這可能與公司的營運（即從一棟辦公大樓搬到另一棟辦公大樓）或公司的商業模式（即科技公司開發新的軟體產品）有關。
為什麼專案管理很重要？
專案管理確保大型可交付成果得到正確執行。專案管理通常不專注於一個大型的最終產品，而是記錄、評估和監控一系列較小、更易於管理的任務，這些任務結合在一起實現更大的目標。專案管理很重要，因為它可以確保實現最終目標。
項目類型的例子有哪些？
專案的常見例子是產品開發。多個部門參與產品的創造、行銷、銷售等。設計專案的團隊與製造、行銷或銷售產品的團隊不同。作為專案的一部分，每個團隊都會與一位專案經理合作，幫助產品開發從一個階段推進到下一個階段。
什麼才是好的專案計畫？
溝通是良好專案計畫的關鍵。例如，每個團隊的職責應該詳細說明，包括目標、時間框架和可用資源。甘特圖等視覺解釋也很有幫助。這些長條圖可以顯示專案的每個階段，例如該階段發生的時間。這只是一個例子，因為為參與者制定計劃的最佳方式取決於計劃的範圍和細節。
底線
專案管理是將不同的團隊或不同的部門聚集在一起以實現單一目標的重要組成部分。例如，如果要創建一個產品，有人需要設計它，有人需要製造它，有人需要測試它，有人需要推銷它等等。例如，這樣，產品測試人員和產品行銷人員就可以知道會發生什麼、什麼時候會發生，以及專案到達各自階段時預計會取得什麼成果。