Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk menyelesaikan tugas, acara, atau kewajiban tertentu. Manajemen proyek dapat mencakup proyek satu kali atau aktivitas berkelanjutan, dan sumber daya yang dikelola meliputi personel, keuangan, teknologi, dan kekayaan intelektual.
Poin-poin Utama
- Pada tingkat yang paling mendasar, manajemen proyek mencakup perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan suatu proyek.
- Ada banyak jenis metodologi dan teknik manajemen proyek, termasuk tradisional, waterfall, agile, dan lean.
- Manajemen proyek digunakan di berbagai industri dan merupakan bagian penting dari keberhasilan perusahaan konstruksi, teknik, dan TI.
Memahami Manajemen Proyek
Secara umum, proses manajemen proyek mencakup tahapan-tahapan berikut: perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Kita akan membahas masing-masing tahapan tersebut secara lebih mendalam di artikel ini.
Manajemen proyek sering dikaitkan dengan bidang teknik dan konstruksi dan, akhir-akhir ini, perawatan kesehatan dan teknologi Informasi (TI), yang biasanya memiliki serangkaian komponen kompleks yang harus diselesaikan dan dirakit dengan cara tertentu untuk menciptakan produk yang berfungsi.
Apapun industrinya, manajer proyek cenderung memiliki tugas yang kurang lebih sama: membantu menentukan tujuan dan sasaran proyek serta menentukan kapan berbagai komponen proyek harus diselesaikan dan oleh siapa. Mereka juga membuat pemeriksaan kendali mutu untuk memastikan komponen yang telah diselesaikan memenuhi standar tertentu.
Setiap proyek biasanya memiliki anggaran dan jangka waktu. Manajemen proyek menggunakan jenis proses triase agar semuanya berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Artinya, ketika jangka waktu yang direncanakan hampir berakhir, manajer proyek dapat meminta semua anggota tim yang mengerjakan proyek untuk menyelesaikannya sesuai jadwal. Banyak jenis manajemen proyek telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan khusus industri atau jenis proyek tertentu. Tiga jenis tersebut adalah waterfall, agile, dan lean.
Jenis-jenis Manajemen Proyek
Manajemen Proyek Waterfall
Hal ini mirip dengan manajemen proyek tradisional tetapi mencakup peringatan bahwa setiap tugas harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dimulai. Langkah-langkahnya bersifat linier dan kemajuan mengalir dalam satu arah—seperti air terjun. Karena itu, perhatian terhadap urutan tugas dan jadwal sangat penting dalam jenis manajemen proyek ini. Sering kali, ukuran tim yang mengerjakan proyek akan bertambah seiring dengan selesainya tugas-tugas yang lebih kecil dan dimulainya tugas-tugas yang lebih besar.
Manajemen Proyek Agile
Industri perangkat lunak komputer adalah salah satu yang pertama menggunakan metodologi ini. Dengan dasar yang berasal dari 12 prinsip inti dari Agile Manifesto, manajemen proyek agile adalah proses berulang yang berfokus pada pemantauan dan peningkatan berkelanjutan hasil yang diharapkan . 1 Pada intinya, hasil berkualitas tinggi merupakan hasil dari penyediaan nilai pelanggan, interaksi tim, dan adaptasi terhadap keadaan bisnis terkini.
Manajemen proyek Agile tidak mengikuti pendekatan tahap demi tahap yang berurutan. Sebaliknya, fase-fase proyek diselesaikan secara paralel satu sama lain oleh berbagai anggota tim dalam suatu organisasi. Pendekatan ini dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan tanpa harus memulai ulang seluruh prosedur.
Manajemen Proyek Lean
Metodologi ini bertujuan untuk menghindari pemborosan, baik dalam hal waktu maupun sumber daya. Ide utamanya adalah untuk menciptakan nilai lebih bagi pelanggan dengan sumber daya yang lebih sedikit. Ketika mengelola proyek dengan pendekatan ini, tujuannya sama dengan perusahaan ramping prinsip produksi. Satu-satunya sumber daya yang akan digunakan dalam proyek adalah sumber daya yang secara langsung berkontribusi pada penyelesaiannya yang sukses.
Ada banyak lagi metodologi dan jenis manajemen proyek yang tidak tercantum di sini, tetapi berikut ini adalah beberapa yang paling umum. Jenis yang digunakan bergantung pada preferensi manajer proyek atau perusahaan yang proyeknya dikelola.
Manajemen Proyek Kanban
Kanban adalah metodologi manajemen proyek yang sangat visual dan intuitif yang dirancang untuk mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Pada intinya, Kanban mengandalkan papan Kanban, representasi visual dari tugas-tugas proyek dan statusnya. Tugas-tugas digambarkan sebagai kartu-kartu yang bergerak melalui berbagai tahap alur kerja, biasanya direpresentasikan sebagai kolom-kolom di papan, seperti "yang harus dilakukan," "sedang berlangsung," dan "selesai."
Saat pekerjaan berlangsung, anggota tim memindahkan kartu ke seluruh papan, sehingga memberikan visibilitas waktu nyata ke status setiap tugas dan keseluruhan proyek. Dengan memvisualisasikan pekerjaan dengan cara ini, Kanban mendorong transparansi, kolaborasi, dan efisiensi, sehingga memungkinkan tim mengidentifikasi hambatan, memprioritaskan tugas, dan menjaga aliran kerja yang stabil.
Manajemen Proyek Six Sigma
Mungkin dianggap lebih sebagai alat perbaikan proses, Six Sigma masih dapat digunakan dalam manajemen proyek. Six Sigma adalah pendekatan yang ketat dan berbasis data untuk perbaikan proses yang bertujuan untuk meminimalkan cacat dan variabilitas dalam proses organisasi.
Six Sigma menggunakan metodologi terstruktur yang dikenal sebagai DMAIC : Definisikan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan Kontrol. Dalam Mendefinisikan fase, tujuan dan sasaran proyek diperjelas, dan metrik utama ditetapkan untuk mengukur kinerja proses. Ukuran Fase ini melibatkan pengumpulan data relevan dan analisis kinerja proses terhadap metrik yang ditetapkan untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Di dalam Menganalisa fase ini, akar penyebab cacat atau variasi diidentifikasi melalui analisis statistik dan teknik berbasis data. Setelah akar penyebab dipahami, Memperbaiki fase ini berfokus pada penerapan solusi yang ditargetkan untuk mengatasi masalah yang teridentifikasi dan mengoptimalkan kinerja proses. Terakhir, Kontrol Fase ini melibatkan pembentukan kontrol dan sistem pemantauan untuk mempertahankan perbaikan dari waktu ke waktu, memastikan bahwa proses tetap stabil dan terus memenuhi tingkat kinerja yang diinginkan.
Manajemen Proyek Scrum
Scrum adalah kerangka kerja tangkas populer yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dan memberikan nilai secara berulang. Scrum membagi pekerjaan proyek menjadi unit-unit yang dapat dikelola yang disebut sprint, yang biasanya berlangsung antara satu hingga empat minggu. Setiap sprint dimulai dengan sesi perencanaan di mana tim memilih serangkaian tugas dari backlog produk untuk diselesaikan selama sprint. Setelah sprint dimulai, tim bekerja sama untuk mencapai tujuan sprint, mengadakan rapat stand-up harian untuk membahas kemajuan, mengatasi tantangan, dan beradaptasi sesuai kebutuhan.
Sepanjang sprint, tim Scrum berfokus pada penyampaian nilai tambahan, sering kali menghasilkan peningkatan produk yang berpotensi dapat dikirim pada akhir setiap sprint. Pada akhir sprint, tim melakukan tinjauan sprint untuk menunjukkan pekerjaan yang telah diselesaikan kepada para pemangku kepentingan dan mengumpulkan umpan balik.
Langkah-Langkah Manajemen Proyek
Kerangka kerja manajemen proyek yang berbeda dapat mengidentifikasi lebih banyak atau lebih sedikit langkah. Secara umum, ada lima tahap manajemen proyek, yang masing-masing dibahas secara singkat di bawah ini.
Fase 1: Inisiasi
Tahap inisiasi berfungsi sebagai asal mula proyek, di mana sebuah ide dipupuk menjadi sebuah visi yang jelas. Ini melibatkan curah pendapat, studi kelayakan , dan penyempurnaan konsep proyek agar selaras dengan tujuan organisasi dan kebutuhan pemangku kepentingan. Pada tahap inisiasi, tujuan proyek ditetapkan, beserta ruang lingkup pekerjaan dan hasil yang diharapkan.
Tahap 2: Perencanaan
Perencanaan adalah fase di mana cetak biru proyek dibuat. Perencanaan melibatkan pembagian proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola, mengurutkannya secara logis, memperkirakan sumber daya, dan mengembangkan rencana proyek yang komprehensif.
Perencanaan biasanya melibatkan beberapa jenis tugas alokasi sumber daya. Alokasi sumber daya memastikan bahwa orang, material, dan anggaran yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan. Manajemen risiko mengidentifikasi potensi ancaman saat sumber daya tersebut mungkin tidak dapat dicapai pada waktu atau jumlah yang tepat.
Tahap 3: Eksekusi
Tahap pelaksanaan adalah saat rencana proyek mulai dijalankan, dan tim proyek mulai bertindak. Tugas-tugas ditetapkan, dan anggota tim proyek berkolaborasi untuk mewujudkan hasil proyek. Jaminan kualitas Proses dilaksanakan untuk memverifikasi bahwa hasil proyek memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Fase pelaksanaan adalah periode aktivitas intensif karena proyek berpotensi terlihat maju ke arah tujuannya.
Tahap 4: Pemantauan
Setelah proyek berjalan, fase pemantauan melibatkan pelacakan kinerja proyek terhadap rencana, mengidentifikasi penyimpangan atau masalah, dan mengambil tindakan korektif untuk mengembalikan proyek ke jalurnya. Proses manajemen perubahan diterapkan untuk mengatasi perubahan apa pun pada cakupan, jadwal, atau sumber daya proyek. Manajer proyek menggunakan fase ini untuk mengatasi hambatan apa pun yang muncul (misalnya pengiriman yang terlambat, personel yang tidak tersedia, dll.).
Tahap 5: Penutupan
Tahap penutupan menandai puncak perjalanan proyek. Hal-hal yang belum selesai diselesaikan, dan mudah-mudahan, pencapaian dirayakan. Pada tahap penutupan, hasil akhir diserahkan kepada pelanggan atau pengguna akhir, dan tugas administratif yang tersisa seperti penutupan kontrak atau rekonsiliasi keuangan diselesaikan. Biasanya merupakan ide yang baik untuk membahas "pelajaran yang dipelajari" guna menerapkan proses atau teknik manajemen proyek yang lebih baik untuk proyek serupa di masa mendatang.
Contoh Manajemen Proyek
Misalnya, seorang manajer proyek ditugaskan untuk memimpin tim untuk mengembangkan produk perangkat lunak. Mereka memulai dengan mengidentifikasi cakupan proyek. Mereka kemudian menugaskan tugas kepada tim proyek, yang dapat mencakup pengembang, teknisi, penulis teknis, dan spesialis jaminan kualitas. Manajer proyek membuat jadwal dan menetapkan tenggat waktu.
Seringkali, seorang manajer proyek akan menggunakan representasi visual dari alur kerja, seperti Bagan Gantt atau Bagan PERT , untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh departemen mana. Kita akan membahas visualisasi di bagian berikutnya. Mereka menetapkan anggaran yang mencakup dana yang cukup untuk menjaga proyek tetap sesuai anggaran bahkan dalam menghadapi kemungkinan tak terduga. Manajer proyek juga memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menguji, dan menyebarkan produk perangkat lunak.
Ketika sebuah perusahaan IT besar mengakuisisi perusahaan-perusahaan kecil, bagian penting dari pekerjaan manajer proyek adalah untuk mengintegrasikan anggota tim proyek dari berbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kelompok tentang pencapaian tujuan akhir. Manajer proyek mungkin memiliki beberapa pengetahuan teknis tetapi juga memiliki tugas penting untuk mengambil visi perusahaan tingkat tinggi dan memberikan hasil nyata tepat waktu dan sesuai anggaran.
Alat Manajemen Proyek
Untuk mengelola dan mengawasi tugas, industri manajemen proyek biasanya memanfaatkan beberapa alat. Alat-alat ini telah dibahas di seluruh artikel ini, tetapi sekarang kami akan membahasnya secara lebih spesifik. Perhatikan bahwa proyek yang berbeda dalam ukuran atau cakupan mungkin memerlukan alat tambahan, dan beberapa proyek yang lebih kecil mungkin dapat berjalan tanpa beberapa alat ini sama sekali.
- Perangkat lunak manajemen proyek menyediakan platform digital untuk mengatur, merencanakan, dan melacak aktivitas proyek. Beberapa perangkat lunak manajemen proyek yang lebih umum meliputi Microsoft Project, Asana, Trello, atau Jira.
- Alat komunikasi memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi real-time antara tim proyek, pemangku kepentingan, dan manajer proyek. Misalnya, Slack adalah platform pengiriman pesan populer yang memungkinkan anggota tim berkomunikasi melalui saluran, pesan langsung, dan berbagi file. Contoh lainnya termasuk Microsoft Teams atau Zoom.
- Manajer proyek biasanya mengandalkan sistem manajemen dokumen untuk menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen proyek. Repositori ini dapat berupa SharePoint, Google Drive, atau DropBox. Sistem manajemen dokumen memastikan bahwa anggota tim memiliki akses ke dokumentasi proyek terkini.
- Untuk perusahaan yang ingin mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas apa, perangkat lunak pelacakan waktu memungkinkan anggota tim untuk mencatat apa yang telah mereka lakukan. Platform seperti Harvest menawarkan fitur pelacakan waktu, pelacakan pengeluaran, dan penagihan, yang membantu manajer proyek memantau kemajuan proyek. Ini mungkin sangat penting untuk beberapa proyek, terutama jika item ditagihkan ke klien. Contoh lain dari jenis alat ini adalah Toggl.
- Terakhir, manajemen proyek memerlukan alat manajemen risiko . Sesuatu seperti Risk Register dapat membantu mengidentifikasi potensi risiko, kemungkinannya, dan dampak potensialnya terhadap tujuan proyek. Sementara itu, simulasi model internal seperti Monte Carlo dapat menganalisis distribusi probabilitas.
Manajemen Proyek vs. Manajemen Program
Manajemen program dan manajemen proyek merupakan dua disiplin ilmu penting dalam bidang manajemen organisasi. Keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan melibatkan tanggung jawab yang berbeda.
Manajemen proyek berfokus pada keberhasilan penyampaian inisiatif tertentu yang terikat waktu. Proyek lebih sering merupakan usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik. Di sisi lain, manajemen program melibatkan pengawasan berbagai inisiatif terkait yang secara kolektif berkontribusi terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi.
Berbeda dengan proyek, program adalah kumpulan proyek. Manajer program bertanggung jawab untuk menyelaraskan proyek-proyek individual dengan tujuan strategis organisasi, dan ini memerlukan pengelolaan saling ketergantungan antar proyek. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menjual serangkaian opsi lengkap untuk perangkat teknologi pintar. Manajemen program akan memastikan bahwa setiap perangkat (lampu pintar, termostat pintar, kamera keamanan pintar, dll.) akan selaras dengan inisiatif perusahaan yang lebih besar. Manajemen proyek akan memastikan pengelolaan produk-produk masa depan yang optimal.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan serangkaian tugas yang memiliki tujuan akhir. Perusahaan menjalankan manajemen proyek untuk mencapai proses tertentu, memastikan langkah-langkah yang tepat diambil pada waktu yang tepat. Hal ini dapat berkaitan dengan operasi perusahaan (misalnya pindah dari satu gedung kantor ke gedung lain) atau model bisnis perusahaan (misalnya perusahaan teknologi yang membuat produk perangkat lunak baru).
Mengapa Manajemen Proyek Penting?
Manajemen proyek memastikan bahwa hasil yang besar dilaksanakan dengan benar. Alih-alih berfokus pada satu hasil akhir yang besar, manajemen proyek biasanya mendokumentasikan, mengevaluasi, dan memantau serangkaian tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang disatukan untuk mewujudkan sesuatu yang lebih besar. Manajemen proyek penting karena memastikan tujuan akhir tercapai.
Apa Saja Contoh Jenis Proyek?
Contoh umum dari sebuah proyek adalah pengembangan produk. Beberapa departemen terlibat dalam pembuatan produk, pemasarannya, penjualannya, dan banyak lagi. Tim yang merancang sebuah proyek berbeda dari tim yang memproduksi, memasarkan, atau menjual produk. Sebagai bagian dari sebuah proyek, masing-masing tim ini akan bekerja dengan seorang manajer proyek yang membantu memindahkan pengembangan produk dari satu tahap ke tahap berikutnya.
Apa yang Membuat Rencana Proyek yang Baik?
Komunikasi adalah kunci untuk rencana proyek yang baik. Tanggung jawab masing-masing tim harus dirinci dengan tujuan, kerangka waktu, dan sumber daya yang tersedia, misalnya. Penjelasan visual seperti bagan Gantt juga membantu. Ini adalah diagram batang yang dapat menunjukkan setiap tahap proyek dan, misalnya, waktu kapan tahap itu akan berlangsung. Ini hanyalah salah satu contoh karena cara terbaik untuk menguraikan rencana bagi mereka yang terlibat bergantung pada ruang lingkup dan detail rencana tersebut.
Intinya
Manajemen proyek merupakan bagian penting dalam menyatukan berbagai tim atau departemen untuk mencapai satu tujuan tunggal. Misalnya, jika membuat suatu produk, seseorang perlu mendesainnya, seseorang perlu membangunnya, seseorang perlu mengujinya, seseorang perlu memasarkannya, dst. Manajer proyek membantu menentukan tujuan akhir proyek dan menetapkan jadwal tentang bagaimana dan kapan proyek tersebut akan tercapai. Dengan demikian, misalnya, penguji produk dan pemasar produk dapat mengetahui apa yang diharapkan dan kapan mengharapkannya—serta apa yang diharapkan untuk dicapai ketika proyek mencapai tahap masing-masing.